Personvernerklæring for Aunivers

Hva personopplysninger er og vår behandling av dem

Vi behandler personopplysningene dine i tråd med gjeldende personvernlovgivning og denne personvernerklæringen.

Personopplysninger er opplysninger som direkte eller indirekte kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Typisk kan det være navn, e-postadresse eller fødselsnummer.

Aschehoug er opptatt av å ivareta personvernet til alle vi behandler personopplysninger om. Vi behandler kun personopplysninger som er relevante og nødvendige for å kunne levere våre tjenester, oppfylle forpliktelser, yte god kundeservice, forbedre våre tjenester for brukerne våre, eller fordi vi er lovpålagt å behandle dem.

Med behandling mener vi enhver bruk av personopplysninger, slik som innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering. For all behandling av personopplysninger må det foreligge et rettslig grunnlag. All vår personopplysningsbehandling er basert enten på en rettslig forpliktelse, en avtale, eller en berettiget interesse.

Behandlingsansvarlig

H. Aschehoug & Co. (W. Nygaard) AS er behandlingsansvarlig i alle forhold hvor Aschehoug har bestemt at behandling skal skje og hvordan behandling gjøres, for eksempel overfor privatkunder av våre tjenester og for logging av informasjon fra våre nettsider. For personopplysninger som behandles i Aschehougs tjenester, for eksempel når skoler benytter seg av Aunivers, er skoleeier behandlingsansvarlig mens Aschehoug er databehandler. Du kan da kontakte skoleeier for mer informasjon.

Hvilke personopplysninger vi behandler og for hvilke formål

Vi behandler personopplysninger som vi får direkte fra våre kunder og brukere, opplysninger som hentes fra FEIDE, samt aktivitetsdata som logges av systemet.

Selvregistrerte brukere legger selv inn data ved registreringen. For FEIDE-brukere, herunder elever, hentes personlig data som navn, klassetrinn og e-postadresse fra FEIDE. I tillegg kan elever og lærerne deres lagre tilleggsdata, f.eks. gruppetilhørighet og målform. Selvregistrerte brukere kan også lagre slike tilleggsdata. Informasjon om brukeres aktivitet blir logget av systemet for å gjøre det enklere for dem å finne tilbake til der de var og å gi dem oversikt over progresjon og resultater.

• Behandling av personopplysninger om lærere/ansatte i Aschehougs digitale tjenester

Vi behandler personopplysninger om lærere/ansatte for å drifte, tilgjengeliggjøre og administrere tjenestene. Formålene inkluderer:

• Å identifisere deg som lærer for å gi deg tilgang til de digitale læremidlene som du eller skolen har kjøpt.
• Å gi deg produkter tilpasset din profil (trinn, fag, målform, o.l.)
• Å kunne yte brukerstøtte hvis du skulle trenge hjelp.
• Å gjøre det mulig for deg å kommunisere og samarbeide med andre lærere og elever
• At du lett skal finne igjen hvor du sist var i tjenesten.
• At du skal kunne se dine elevers progresjon og resultater.
• At du skal kunne legge til rette for tilpasset undervisning, veiledning og vurdering av elevenes arbeid.

For å oppnå dette, kan følgende personopplysninger bli behandlet:

• Kontaktinformasjon som fornavn, etternavn, e-postadresse, telefonnummer, organisasjon, unik ID, rolle, trinn, fag og målform.
• Logging av aktivitetsdata i enkelte tjenester, for at lærere skal kunne følge opp elevers progresjon.
• Hvilke produkter du har tilgang til.
• Persondata som navn, skole, klassetrinn, gruppetilhørighet og e-post vil bli hentet fra FEIDE.
• Du kan i tillegg selv velge å lagre enkelte tilleggsdata, f.eks. fag, gruppetilhørighet og målform.

• Behandling av personopplysninger om elever i Aschehougs digitale tjenester

Vi behandler personopplysninger om elever for at de skal kunne bruke våre digitale tjenester. Formålene inkluderer:

• Å gi tilgang til de produktene som skolen eller andre har kjøpt til deg som elev.
• Tilpasse hvordan tjenesten vises, slik at du enkelt skal kunne finne det du har bruk for og hvor langt du var kommet forrige gang.
• At læreren kan vurdere arbeidet ditt og hjelpe deg i læringsarbeidet.
• At du kan få brukerstøtte dersom du trenger det.
• At du skal kunne se hva du har gjort og hvilke resultater du har oppnådd, slik at du selv kan vurdere hva du har lært og hva du bør jobbe mer med.

For å oppnå dette, kan følgende personopplysninger bli behandlet:

• Navn, brukernavn, e-postadresse, skole, FEIDE-ID, rolle (elev/lærer), trinn, fag og målform.
• Hvilke produkter du har tilgang til.
• Hvilke grupper/klasser du tilhører.
• Din bruk av produktene (hva du har jobbet med og hvilke resultater du har oppnådd), herunder logging av aktivitetsdata for å tilby tilpasset opplæring for den enkelte elev, og for at lærere skal kunne følge elevenes progresjon.

• Behandling av personopplysninger om selvregistrerte brukere i Aschehougs digitale tjenester

Vi behandler personopplysninger om selvregistrerte brukere for å sikre at tjenesten er tilgjengelig for brukerne. Formålene inkluderer:

• Å identifisere brukeren slik at vedkommende kan få tilgang til de aktuelle digitale læremidlene.
• Å tilby produkter som er tilpasset brukerens profil (trinn, fag, målform, osv.).
• Å kunne yte brukerstøtte ved behov.
• At brukeren lett skal kunne finne tilbake til der vedkommende var sist.

For å oppnå dette, kan følgende personopplysninger bli behandlet:

• Kontaktinformasjon som fornavn, etternavn, brukernavn, e-postadresse, telefonnummer, fag og målform.
• Hvilke produkter du har tilgang til.
• Logging av aktivitetsdata, som hva du har jobbet med og hvilke resultater du har oppnådd.

• Logging av informasjon for feilsøking og sikkerhetsformål

Vi samler også inn og behandler systemdata knyttet til våre nettsider og produkter/tjenester. Innsamlingen omfatter logger, systemdata, brukerinformasjon som IP-adresser, enheter som brukerne benytter, o.l. Formålet med denne behandlingen er feilsøking, sikkerhet og andre systemtekniske forhold. Disse opplysningene vil kun være tilgjengelige for vårt IT-personell og våre leverandører av tekniske løsninger. Behandlingen foretas på grunnlag av en berettiget interesse i å sikre og kontrollere våre systemer.

Mottakere av personopplysninger

Aschehoug deler ikke dine personopplysninger med noen uten at vi har et klart formål med det, samt et lovlig grunnlag for overføringen. Vi deler ikke personopplysninger med andre tredjeparter enn våre databehandlere som behandler data på våre vegne. Dette kan for eksempel være leverandører av ulike systemer eller servere vi benytter. Før vi gir databehandlere tilgang til personopplysninger, inngår vi alltid en databehandleravtale med dem som beskriver blant annet hva de skal gjøre for oss og rammene for deres personopplysningsbehandling på våre vegne. Dette skal sikre at dine personopplysninger behandles lovlig, sikkert, og ikke i større omfang enn nødvendig. Dersom vi benytter databehandlere utenfor EU/EØS, vil vi alltid sørge for at det foreligger et gyldig overføringsgrunnlag som gir et tilfredsstillende nivå av personvern.

Følgende vil kunne få tilgang til personopplysninger i forbindelse med Aunivers:

• Brukerstøtte hos Aschehoug kan få tilgang til personopplysninger dersom brukerstøtte er nødvendig.
• Bruker du FEIDE til å logge på tjenester som er integrert med aunivers.no (for eksempel unibok.no), vil denne tjenesten sjekke om du har en brukerkonto og i så fall hvilke produkter du skal ha tilgang til.
• Kun eleven selv og elevens lærere vil kunne se opplysninger om progresjon og resultatene av elevens læringsarbeid. Ansatte på skolen vil kunne se personopplysninger som er nødvendige for å hjelpe og veilede elevene.
• Læreres kontaktinformasjon vil være tilgjengelig for elever, andre lærere og administrator ved skolen deres.

Rettslig grunnlag

Grunnlaget for behandling av personopplysninger knyttet til Aschehougs undervisningstjenester er skoleeiers generelle opplæringsplikter slik de følger av opplæringsloven med forskrifter, læreplaner og rundskriv. For å kunne oppfylle denne rettslige forpliktelsen er det nødvendig å behandle personopplysninger om elever og ansatte i de digitale læremidlene.

Personopplysningsbehandling kan også være basert på avtale, for eksempel overfor selvregistrerte brukere. Vi behandler da de opplysningene som er nødvendige for å oppfylle avtalen.

I noen tilfeller kan vi behandle personopplysninger basert på en berettiget interesse. Det betyr at Aschehoug har en interesse i behandlingen av opplysningene for et uttrykt formål, og at vi har vurdert at den enkeltes personvern ikke går foran denne berettigede interessen. Hvis vi bruker dette rettsgrunnlaget, vil vi alltid ha foretatt en konkret vurdering.

Lagring og sletting

Vi lagrer ikke personopplysninger lenger enn nødvendig for formålet vi behandler dem for, med mindre vi har en rettslig forpliktelse til å oppbevare dem lenger (for eksempel etter regnskapslovgivningen). For noen behandlinger har vi konkret fastsatt behandlingstiden før sletting:

• For Aschehougs tjenester vil alle opplysninger knyttet til en konto bli slettet dersom kontoen ikke har vært i bruk en viss tid og/eller det ikke er en gyldig lisens knyttet til kontoen. Dette skjer etter 180 dagers inaktivitet for Feide-brukere, og etter 300 dagers inaktivitet for alle andre brukere, med mindre rettslige forpliktelser krever at vi lagrer opplysningene lenger.
• Data som samles inn fra våre nettsider for statistikk og bruksmønstre er minimert slik at det enten er umulig eller skal svært mye til for å kunne identifisere noen enkeltperson. Disse dataene har en lagringstid på opptil tre år.
• Systeminformasjon, som logger og IP-adresser, slettes fortløpende etter hvert som logger overskrives, men beholdes normalt i tre måneder.

Om du ønsker at dine personopplysninger som behandles av oss blir slettet, vennligst kontakt oss. Vi gjør oppmerksom på at dersom vi har et behov for å beholde opplysningene, for eksempel for å oppfylle lovpålagte plikter, så vil vi ikke kunne slette dem før det aktuelle behovet opphører.

Informasjonskapsler (cookies)

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) på aunivers.no for viktig funksjonalitet på nettstedet, for å gi bedre brukeropplevelser, skaffe innsikt for videre utvikling av nettstedet, samt for å gjøre markedsføringen vår relevant for deg.

Du kan lese mer om vår bruk av informasjonskapsler i cookie-erklæringen vår. 

Dine rettigheter

Du har rett til å kreve innsyn i de personopplysninger vi har registrert om deg. Dersom opplysningene er uriktige eller ufullstendige, har du rett til å kreve dem rettet eller oppdatert. Du har også rett til å kreve sletting av dine personopplysninger, såfremt det ikke foreligger nødvendig grunn til at vi må behandle dem lenger, for eksempel en rettslig forpliktelse. Du har også i noen tilfeller rett til å kreve begrenset behandling, å rette innsigelse mot behandlingen, og til dataportabilitet.

Kontakt oss dersom du ønsker å benytte deg av disse rettighetene. Dersom Aschehoug er databehandler for tjenestene du benytter, må du kontakte den som er ansvarlig for tjenesten (behandlingsansvarlig) for å utøve rettighetene dine.

Spørsmål eller klage

Dersom du har spørsmål til denne personvernerklæringen eller til vår behandling av dine personopplysninger, kan du gjerne kontakte oss.

Kontakt oss også dersom du mener at vi ikke oppfyller våre forpliktelser ved vår behandling av dine personopplysninger. Du har i tillegg rett til å klage til Datatilsynet: https://www.datatilsynet.no/, men vi oppfordrer deg til å kontakte oss først.

Kontaktinformasjon

H. Aschehoug & Co. (W. Nygaard) AS
Postboks 363 Sentrum
0102 Oslo

Kontakt oss gjerne på e-post: personvern@aschehoug.no.

Sist endret: 4.10.2023